POWERPOİNT İLE SUNU HAZIRLAMA 

 Mutlaka TV haberlerinde hepimiz en az bir defa toplantılarda klasik adıyla “Multivizyon” gösterisi yapıldığına şahit olduk. Belki bir kısmımız bu tür bir toplantıya da katılmıştır.

Peki bu harika gösteriler nasıl yapılıyor hiç merak ettiniz mi? Hadi bir göz atalım, bakalım neler oluyor ?

Eskiden gösteride sunulacak kareler, ağırlık fotoğrafta olmak üzere slayt kareleri olarak hazırlanır, pek çok slayt makinesi aynı anda ve belli sıralarda çalıştırılarak sunumlar gerçekleştirilirdi. Tabii bu çalışma yanında yüksek maliyet, çok yoğun işçilik, binlerce watlık elektrik sistemleri vs. isterdi.

Günümüzde sunumlar artık powerpoint ile hazırlanıyor. Bir notebook ve bir projeksiyon cihazı yeterli oluyor. Normal elektrik prizi olan her yerde sunum yapılabiliyor. Bu cihazlar ise istenirse çok makul fiyatlara kiralanabiliyor. Bu kullanımı çok kolay ama etkisi çok büyük programı öğrenmenizi öneririm. Bulunduğunuz mevkide size bir sıçrama yaptıracaktır. Microsoft Word kullanan herkes bu programı hemen kullanabilir ve çok güzel sunumları hemen hazırlayabilir.

Powerpoint, tek başına satılmıyor. Microsoft Office paketinin bir parçası halinde bulunuyor ve Office kurulumu esnasında isteğe bağlı olarak kurulabiliyor. Bu sayfalarda Office 2000 paketi içinde bulunan Powerpoint sürümü incelenecektir.

Klasik olarak Başlat > Programlar > Powerpoint tıkladığımızda karşımıza programın başlangıç ara yüzü gelecektir. Akıllı programlar serisinin sunduğu bir kolaylık olarak da hemen bir şeyler sormaya başlayacaktır.

Ortada göreceğimiz pencere, bize ne yapmak istediğimizi soruyor. Burada 4 seçeneğimiz var.

·        Bir sihirbaz yardımıyla ne yapacağımızı programa anlatmak

·        Önceden düzenlenmiş bir sunum dizisi açıp içini doldurmak

·        Her şeyi kendi ellerimizle hazırlamak.

·        Önceden hazırlamaya başladığımız bir sunumu yeniden açmak.

Biz önce bir sayfanın nasıl hazırlandığını öğreneceğimiz için şimdilik “Boş sunu” seçeneğini seçelim ve tamam düğmesine tıklayalım. Diğer seçeneklere ileride yeniden döneceğiz. Karşımıza sayfa düzeninin nasıl olacağını soran bir pencere daha çıkacaktır.

 

Aslında buradaki düzenlemeler, bize zaman kazandırma amacıyla yapılmış sayfa düzenlemeleridir. Örneklerde gördüğünüz kutucukların her biri Word programından tanıdığımız “Metin Kutusu” dur. Yine bir kolaylık olsun diye bu kutuların içine ne konulacağı da önceden belirlenmiştir. Ancak gerek bu kutuları ve gerekse kutu içeriklerini her zaman değiştirebilir veya silebilirsiniz.

Burada ihtiyacınıza uygun sayfa düzenini seçerek işe başlayabiliriz. Yine işin temelini, doğrusunu öğrenmeye çalıştığımız için en alt sağdaki boş sayfayı seçelim ve tamam düğmesine tıklayalım.

Şimdi karşımızda programın çalışmaya hazır gerçek ara yüzü var.

       İşte karşımızda tertemiz, boş bir sayfa var. Şimdi bunun içini dolduralım.Önce neyi sunacağımıza karar verelim ve ilk sayfaya ne yazmak istediğimizi kararlaştıralım.

Bu sayfalarda konuyu işleyebilmek için bir şirketin durumu hakkında  sunum hazırladığımızı var sayacağız. Doğal olarak ilk sayfa şirketin adı ve sunumun konusunu içermeli. Hazırlayalım.

Önce sayfa üzerindeki tasarımı kafamızda canlandıralım. Üst ortada şirket adı yazsın, alt ortada bu sunumun amacı yazsın diyelim.

 

Metin Kutusu düğmesine tıklayalım. Cursor aşağıya bakan bir ok resmine dönüşecektir. Bu okun ucunu metin kutusunun başladığı yere getirip sol tıklayalım ve mouse düğmesini basılı tutarak sürükleyip metin kutusunu oluşturalım. İçine yazı yazmak üzere hazır bir kutu oluşacaktır. Buraya şirketin ismini yazalım. Sayfa görüntüsü şöyle olmalıdır :

İşte başlık hazır. Aynı işlemleri bir daha yapalım ve bu defa daha aşağıya bir kutu açarak sunumun amacını yazalım.

İşte ana sayfamız hazır. Diğer sayfaları da aynı mantıkla hazırlayacağız. Bu kadar kolay. Peki şimdi sayfamızı biraz süslemeye ne dersiniz ?

Önce neler eksik, ne yapacağız kararlaştıralım.

·        Yazılar kalın ve metin kutusu içinde ortalı olmalı.

·        Zemin renkli olmalı.

·        Metin kutusu zemine uyumlu bir renkte ve çerçeveli olmalı.

·        Yazıların rengi, metin kutusu rengine uyumlu olmalı

Şimdilik bu kadar düzenleme yeterli. Effect adını verdiğimiz ek süslemeleri ileriki bölümlerde göreceğiz.

Microsoft Word programında olduğu gibi yazıları mouse ile seçin, seçili yazılara biçimlendirme çubuğundaki düğmeler yardımıyla istediğiniz özelliği kazandırın.Bu örnekte başlık Times New Roman, 36, Bold seçildi. Alt kutu yazısı ise Garamond, 32, Bold yapıldı. Hepsi ortalandı.

Şimdi metin kutusu özelliklerine bakalım. Metin kutusu seçiliyken cursor çerçeve üzerine getirilirse haç işareti şeklini alır. Tam bu noktada sağ tıklayın ve “Metin Kutusu Biçimlendir” seçeneğini tıklayın.

Karşınıza Metin Kutusu ayar penceresi gelecektir. Buradan istediğimiz ayarları yapabiliriz. Bu örnekte dolgu rengi altın, çizgi rengi siyah seçildi. Çizgi kalınlığı 1,5 nk. yapıldı. Alttaki metin kutusuna da aynı özellikler kazandırıldı. Ancak beyaz zemin üzerine bu renkler pek de yakışmadı. Öyleyse zemin rengini değiştirelim. Bunu yapmak için sayfada boş bir yere sağ tıklayıp “Arka Plan” seçeneğine tıklayın. Karşınıza küçük bir pencere çıkacaktır. Bu pencereyi biraz inceleyelim.

Bu pencerede sol üstte görülen bölüm slaytınızın ana renk düzenini gösteren bir ön izleme penceresidir. Onun altındaki renk görülen pencere arka zemin renk ayarıdır. Hemen solundaki küçük oka tıklarsanız açılan pencerede bu renk sisteminde kullanılan renkler görülecektir. Onun altında 2 seçenek daha var. Tüm renkler ve Dolgu efekti seçenekleri. Önce “Tüm Renkler” seçeneğine tıklayalım. İşte sonsuz sayıda renk karşınızda. İstediğinizi beğenin. Sonra “Dolgu Efekti” seçeneğine tıklayalım. İşte esas şenlik burada gizli. Arka zemine bu seçeneği kullanarak istediğimiz her özelliği kazandırabiliriz. Öneminden dolayı bu seçeneği biraz detaylı inceleyelim.

Karşımıza ilk gelecek olan “Gradyan” kulakçığıdır. Bu kulakçıkdaki seçenekler sayesinde arka zemin bir veya iki rengin değişik uyum versiyonlarıyla kaplanabilir. Sağ altta bulunan ön izleme penceresinden sonucu görebilirsiniz. Doğru renkleri doğru stillerle uygulayabilirseniz bu kulakçık harikalar yaratabilir.

İkinci kulakçık “Doku” kulakçığıdır. Önceden belirlenmiş ve küçük ebatlı resim dosyaları burada yer alır, beğendiğiniz doku üzerine tıklayarak arka zemini bu resimle kaplayabilirsiniz. Tabii ki bu dokularla yetinmek zorunda değilsiniz. Eğer elinizde kullanmak istediğiniz bir doku varsa “Diğer Doku” düğmesine tıklayıp bu dokuyu kütüphaneye ekleyebilir ve kullanabiliriz.

Üçüncü kulak “Desen” kulakçığıdır. İki renk kullanarak oluşturulmuş pek çok deseni burada uygulama imkanı buluyoruz. Mevcut desenlere ilave yapma imkanımız yok ama renkleri istediğimiz gibi değiştirebiliriz. Yakından incelersek aslında çok enteresan desenler olduğunu görebiliriz.

Yine tatmin olmadık, arka zemine başka neler yapabiliriz dersek... İşte karşınızda 4. kulakçık “Resim”. Arka zeminde bir resim, fotoğraf vs. kullanmak istiyorsanız buyurun istediğiniz resmi bu kulakçıkta belirleyin. İster kendiniz bir resim çalışması yapın, ister nette bir resim bulun, isterseniz bir fotoğrafı kullanın. Tercih sizin. Tamam düğmesine tıkladığınızda seçtiğiniz arka plan, arka plan penceresinde ön izlemede görünecektir.

İşte arka planı da bu şekilde renklendiriyoruz. Artık ilk sayfayı gönlünüzce düzenlemek size kalmış. Eğer “Tümüne uygula” düğmesine tıklarsanız bu hazırladığınız düzenleme tüm slaytlara uygulanacaktır. Ama her sayfayı farklı bir düzenleme ile süsleyecekseniz sadece “Uygula” düğmesine tıklayın.

  

Yaptığımız düzenlemelerden sonra sayfamız böyle oldu. Bu düzenleme doğal olarak görsel anlamda hiç de hoş bir düzenleme değil ama anlatım kolaylığı açısından bana çok yararlı olduğu için bu düzenleme şekliyle devam edeceğiz.

 

Bu sunum için pek çok slayt hazırlayacağız. Her slaydın hangi bilgileri içerdiğini not alabilirsek, bir başka tanımla her slayda bir isim verebilirsek ilerde bize kullanım kolaylığı sağlayacaktır.

 

Bunu yapmak için soldaki “Slayt Listesi” penceresine bakalım. Yanında sadece 1 yazan kare şeklinde slayt işareti göreceğiz. Cursor ile bu işaretin sağ taraf yanına tıklayalım. Artık bu slayda bir isim yazabiliriz. Buraya “Giriş” yazalım. Şöyle bir şekil oluşmalı :

          Slayda isim verirken kare gibi olan slayt işareti beyaz bir renk alarak üzerinde işlem yapıldığını belirtecektir. Yazınızı yazın ve “Enter” .

           Şimdi hem slayda verdiğiniz isim kalıcı olarak yazılmış ve otomatik olarak ikinci slayt açılmıştır.
             İkinci slayt , yapı olarak birinci slaytın aynısıdır. Tabii ki bu slaytın tüm özellikleri değiştirilebilmektedir. Enter tuşundan sonra görüntü ise şöyle olmalıdır.  

Artık ilk slayt ile işimiz bitmiş, isim verilmiş ve ikinci slayt oluşturulmuştur. Bu aşamada program ara yüzünün nasıl göründüğüne de bir göz atmak gerekmektedir.

 

Gördüğünüz gibi arka zemini düzenlerken “Tümüne Uygula” düğmesine tıkladığımız için arka plan aynı resimle oluştu, metin kutuları öncekinin aynısı ancak içleri boş. Şimdi de ikinci sayfamızı oluşturmaya başlayalım.

DİĞER SAYFALAR (GRAFİK)

Üst metin kutusu kalsın, içine bu sayfanın başlığını yazarız. Ancak alttaki metin kutusunu değiştirelim. 2 ayrı metin kutusu olsun. Birisine 2001 yılının grafiğini koyalım, diğerine açıklama yazalım ve şirketimizin 2001 performansını bu sayfada sunalım.

Önce üstteki metin kutusu içine tıklayalım , “2001 yılı performansı”  yazalım ve metin kutusunu bir önceki sayfada gördüğümüz gibi biçimlendirelim. (metin kutusu, yer tutucu olarak adlandırılmıştır)

 

Sonra alttaki metin kutusunun çerçevesine tıklayalım, seçili hale gelsin. Klavyeden “Delete” tuşu ile silin. Sonra yine alttaki “Metin Kutusu” düğmesine tıklayıp yeni bir metin kutusu oluşturun. Bu metin kutusu sildiğimiz kutu ile aynı yükseklikte olmasına rağmen genişlik olarak sildiğimizin yarısı kadar olsun. Mouse tuşunu bıraktığımızda yükseklik kaybolacak ve metin kutusu yüksekliği bir satır kadar kalacaktır. Sorun yok, telaşlanmayın.

 

Artık bu metin kutusu içinde cursor çizgisi yanıp sönmeye başlamıştır. Şimdi ara yüzün üst tarafına bakalım. “Ekle”  çekmenüsüne tıklayıp, aşağı doğru açılan listeden “Grafik” seçelim. Şimdi karşımıza çıkan ara yüzü inceleyelim.

Karşımıza “Microsoft Office – Excel” programından tanıdığımız grafik oluşturma penceresi geldi. Alttaki excel çalışma sayfasında, grafiği oluşturacak veriler yer alacaktır. Bu verileri girdikçe üstteki gafiğin kendiliğinden değerlerinin değişerek yeniden çizildiğini göreceksiniz.

 

İşte verileri istediğimiz gibi düzenlenmiş bir grafik yapısı. Alttaki veri tablosunda değişiklikler yapıldıktan sonra sağ üst köşesindeki çarpıya basarak kapatalım. 

 

Eğer bu tabloya yeniden dönmek istersek Çekmenüden Görünüm > Veri Sayfası tıklayıp açılmasını sağlayabiliriz. Sayfada boş bir yere tıklarsak grafik sayfada yerini alacaktır. Ancak grafiği tabii ki beğenmeyebilir ve üzerinde değişiklikler yapabiliriz.

Örneğin grafiğin arka zeminine renk vermek için grafik alanında sağ tıklayıp açılan pencereden “Grafik Alanını Biçimlendir” seçeriz. Bunu yapalım.Grafik arka alanımızın ayarları yukarıdaki resimde görülüyor. Metin kutusu bu işlemden sonra yeniden boyutlandırılabilir, taşınabilir vs. Grafiğin yeniden şekillendirilmesinden, bu konu excel programı özelliği olduğu için daha fazla bahsedilmeyecektir.

 

DİĞER SAYFALAR (ŞEMA VE FİLM)

Yeni bir slayt ekleyelim. ( Ekle > Yeni Slayt ) Açılan yeni slayt düzen penceresinden kuruluş şeması olanı seçelim. Başlığa tıklayıp KURULUŞ ŞEMASI yazalım. Sıra geldi kuruluş şemasını oluşturmaya. Alttaki kutunun içine çift tıklayalım.

Karşımıza Microsoft Kuruluş Şeması programı çıkacaktır. Bu programda şirketinizin kuruluşunu hazırlamak neredeyse çocuk oyuncağı. Tıkla ve yaz, tıkla ve ekle. Kendinize uygun bir şema hazırlayın.

Bu örnekte kendi hazırladığımız kuruluş şeması ve bu şema ile oluşturulan slayt sayfası  görülüyor

 

Bir yeni slayt daha açalım. Bu sayfaya önceden hazırlanmış bir animasyonu ekleyeceğiz. Pek çok şirket, faaliyetleriyle ilgili bir tanıtım filmi mutlaka çektirmiştir. Bu filmi burada kullanmamız mümkün. Ekle > Film veya sesler > Dosyadan Film seçeneği yardımıyla animasyonumuzu buraya ekleyebiliriz. Dosyayı seçip tamam tıkladığımızda bize bu filmin slayt gösterisinde otomatik olarak mı başlayacağı, bir tıklamayla bizim mi başlatacağımız sorulacaktır. Keyfinizce işaretleyin. 

Ekleyeceğiniz animasyon, Powerpoint aracılığı ile ama esas oynatıcı program tarafından oynatılır. Eğer animasyonu oynatacak bir program bilgisayarınızda kurulu değilse (Media Player gibi) animasyonunuz hareketsiz kalacaktır. Media Player tarafından tanınmayan bir format kullanıyorsanız (Quicktime, Realtime vs.) ilgili programı önceden kurmuş olmalısınız. Ses dosyaları da film dosyaları gibi eklenir ve kullanılır. Kullandığınız ses formatını tanıyan program önceden kurulmuş olmalıdır.  

Sunumumuzda, özellikle Microsoft Word programından tanıdığımız ve sıkça kullandığımız “Office Klasikleri” ni de kullanabiliriz. Örneğin hazır şekiller, wordart vs. Bunların kullanımı için Microsoft Word programını inceleyebilirsiniz. Burada örnek olması için bir sayfa ilave edilmiştir. Örnek sunum dosyasında her bir öğenin üzerine tıklayıp özelliklerini inceleyerek de nasıl yapıldığına dair bilgi sahibi olabilirsiniz. 

Bu sunuma bilgisayarınızda kurulu herhangi bir programın dosyasını da ekleyebilir, sunumunuzda bu dosyayı da gösterebilirsiniz. Bunu yapmak için boş bir sayfa oluşturun, Ekle > Nesne tıklayın, açılan pencereden ilgili programın adını gösterin. Yeni bir dosya mı oluşturacaksınız yoksa mevcut bir dosyayı mı açacaksınız belirtin. Hepsi bu. Yine örnek sunumumuzda bir nesne ilavesiyle örnek bir sayfa oluşturuldu. (Powerpoint bazı programları nedense tanımazlıktan geliyor. Başınıza gelirse çok ısrarcı olmayın)